Autor
Zespół Celtic
Archiwizacja dokumentów i magazyn dla firm — praktyczny poradnik
Prowadzenie firmy wiąże się z obowiązkiem przechowywania dokumentacji. W Polsce przepisy są szczegółowe i surowe — za ich nieprzestrzeganie grożą kary finansowe. W tym poradniku wyjaśniamy wszystko, co musisz wiedzieć o archiwizacji dokumentów firmowych.
Jak długo przechowywać dokumenty firmowe?
Polskie prawo określa minimalne okresy przechowywania różnych typów dokumentów:
Dokumenty księgowe i podatkowe
| Typ dokumentu | Okres przechowywania | Podstawa prawna |
|---|---|---|
| Faktury VAT | 5 lat od końca roku | Ustawa o VAT |
| Księgi rachunkowe | 5 lat | Ustawa o rachunkowości |
| Deklaracje podatkowe | 5 lat | Ordynacja podatkowa |
| Dokumenty ZUS | 10 lat (od 2019) lub 50 lat (przed 2019) | Ustawa o systemie ubezpieczeń |
Dokumenty kadrowe
| Typ dokumentu | Okres przechowywania |
|---|---|
| Akta osobowe pracowników | 10 lat (zatrudnieni po 2019) |
| Akta osobowe (przed 2019) | 50 lat |
| Listy płac | 50 lat |
| Karty ewidencji czasu pracy | 3 lata |
Uwaga: Okres 5 lat liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy. Faktura z marca 2024 musi być przechowywana do końca 2029 roku.
Gdzie przechowywać dokumenty firmowe?
Opcja 1: Biuro lub mieszkanie
Zalety: Natychmiastowy dostęp, brak kosztów zewnętrznych
Wady:
- Zajmuje cenną przestrzeń
- Ryzyko zalania, pożaru, kradzieży
- Utrudniony dostęp przy większej ilości
Opcja 2: Profesjonalne archiwum
Zalety: Specjalistyczne warunki, ubezpieczenie
Wady:
- Wysokie koszty (500-2000 zł/miesiąc)
- Ograniczony dostęp (godziny pracy)
- Długoterminowe umowy
Opcja 3: Self storage — złoty środek
Zalety:
- Dostęp 24/7 do dokumentów
- Elastyczne umowy od 1 miesiąca
- Niższe koszty niż profesjonalne archiwa
- Możliwość łączenia z innymi rzeczami
Idealne rozwiązanie dla:
- Jednoosobowych działalności gospodarczych
- Małych i średnich firm
- Firm sezonowych z zmienną ilością dokumentacji
Jak prawidłowo przechowywać dokumenty?
Warunki fizyczne
Dokumenty papierowe wymagają:
- Temperatura: 15-20°C (stabilna)
- Wilgotność: 45-55%
- Ochrona przed światłem — bezpośrednie słońce niszczy papier
- Wentylacja — zapobiega pleśni
Organizacja archiwum
- Segreguj chronologicznie — rok → miesiąc → typ dokumentu
- Używaj opisanych segregatorów — "Faktury 2024", "ZUS 2023"
- Twórz spis zawartości — Excel lub papierowy indeks
- Oznaczaj daty niszczenia — "Do zniszczenia: 01.2030"
Digitalizacja — czy to wystarczy?
Od 2019 roku można przechowywać dokumenty wyłącznie w formie elektronicznej, pod warunkiem:
- Skan ma jakość pozwalającą odczytać wszystkie dane
- Dokument jest podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym
- System archiwizacji gwarantuje integralność danych
Jednak wiele firm preferuje oryginały papierowe — w razie kontroli skarbowej są bezpieczniejsze.
Self storage dla firm w Łomiankach
Celtic Self Storage przy ul. Kolejowej 352 oferuje rozwiązania dla przedsiębiorców:
Boksy 2-4 m² — idealne na archiwum dokumentów:
- Mieszczą 20-40 kartonów archiwizacyjnych
- Koszt: 170-280 zł/miesiąc
- Dostęp 24/7 — odbierz dokumenty nawet w weekend
Boksy 6-10 m² — dla firm z większymi potrzebami:
- Dokumenty + sprzęt biurowy + zapasy
- Koszt: 390-590 zł/miesiąc
Zalety naszego obiektu:
- Suche, wentylowane pomieszczenia
- Monitoring 24/7 i indywidualne kody dostępu
- Bezpłatny parking — wygodne dostarczanie dokumentów
- Elastyczne umowy — bez zobowiązań wieloletnich
Oblicz potrzebną powierzchnię lub skontaktuj się z nami.
Artykuł ma charakter informacyjny. W przypadku wątpliwości skonsultuj się z księgowym lub doradcą podatkowym.