Autor
Zespół Celtic
Prowadzisz firmę i masz obowiązek przechowywania dokumentów przez 5, 10 lub nawet 50 lat? Segregatory zalewają biuro, a Ty nie wiesz, gdzie je wszystkie pomieścić? Celtic Self Storage Łomianki oferuje rozwiązanie: dedykowane boksy do archiwizacji dokumentów firmowych.
Ile lat trzeba przechowywać dokumenty firmowe?
Polskie prawo precyzyjnie określa okresy przechowywania różnych dokumentów:
Dokumenty księgowe i podatkowe
| Typ dokumentu | Okres przechowywania |
|---|---|
| Faktury VAT | 5 lat od końca roku |
| Księgi rachunkowe | 5 lat |
| Deklaracje podatkowe | 5 lat |
| Dokumenty ZUS | 10 lat (od 2019 r.), 50 lat (przed 2019 r.) |
| Akta pracownicze | 10 lat (nowi), 50 lat (zatrudnieni przed 2019) |
Dokumenty korporacyjne
- Umowy z kontrahentami – 10 lat od zakończenia współpracy
- Protokoły zarządu – bezterminowo
- Uchwały wspólników – bezterminowo
- Sprawozdania finansowe – 5 lat
Dlaczego biuro to złe miejsce na archiwum?
Problem 1: Koszty powierzchni biurowej
Metr kwadratowy biura w Warszawie kosztuje 50-100 zł/m² miesięcznie. Trzymanie segregatorów w biurze to dosłowne przepalanie pieniędzy.
Porównanie kosztów rocznych (10m² archiwum):
- Biuro w centrum: 6 000 - 12 000 zł/rok
- Celtic Self Storage: 5 880 zł/rok
Problem 2: Bezpieczeństwo danych
Dokumenty w biurze są narażone na:
- Kradzież podczas włamania
- Zniszczenie w przypadku pożaru
- Dostęp osób nieuprawnionych
- Zalanie (awaria hydrauliki)
Problem 3: RODO i ochrona danych
Przechowywanie dokumentów zawierających dane osobowe wymaga odpowiednich zabezpieczeń. Boks w Celtic to:
- Indywidualny zamek – tylko Ty masz klucz
- Kontrola dostępu – rejestracja każdego wejścia
- Monitoring 24/7 – nagrania przechowywane 30 dni
Jak zorganizować archiwum w boksie?
Krok 1: Oszacuj potrzebną przestrzeń
| Ilość segregatorów | Zalecany rozmiar boksu |
|---|---|
| do 100 szt. | 2m² |
| 100-300 szt. | 4m² |
| 300-600 szt. | 6m² |
| 600+ szt. | 10m² lub większy |
Krok 2: Zainwestuj w regały
W boksie możesz ustawić własne regały metalowe. Dzięki temu wykorzystasz przestrzeń w pionie – zmieścisz 3x więcej dokumentów niż na podłodze.
Nasze zalecenie: Regały o wysokości 180 cm z 5 półkami.
Krok 3: Opisz i skataloguj
Przed przeniesieniem dokumentów:
- Nadaj każdemu pudłu/segregatorowi numer
- Stwórz arkusz Excel z zawartością
- Dodaj datę zniszczenia (kiedy możesz legalnie wyrzucić)
Krok 4: Ustal harmonogram wizyt
Większość firm potrzebuje dostępu do archiwum 1-2 razy w miesiącu. Dzięki dostępowi 24/7 możesz przyjechać o dowolnej porze.
Specjalne warunki dla firm
Umowy B2B
Dla firm wystawiamy faktury VAT. Koszt magazynowania to koszt uzyskania przychodu.
Rabaty przy dłuższym okresie
- Płatność kwartalna: -5%
- Płatność roczna: -10%
Możliwość zmiany rozmiaru
Firma rośnie = więcej dokumentów. W każdym momencie możesz przenieść się do większego boksu (w miarę dostępności).
Case study: Biuro rachunkowe z Żoliborza
Sytuacja: Biuro rachunkowe obsługujące 80 klientów. Rocznie przybywa ~400 segregatorów. Dotychczas przechowywali w piwnicy biurowca.
Problem: Piwnica została zalana – zniszczone dokumenty 12 klientów. Odszkodowanie i odtworzenie akt kosztowało 45 000 zł. To jedna z wielu historii, które pokazują wartość self storage.
Rozwiązanie: Boks 10m² w Celtic Łomianki. Koszt: 490 zł/miesiąc. Suche, monitorowane pomieszczenie. Sprawdź jak dojechać do naszego obiektu.
Efekt: Przez 3 lata użytkowania – zero problemów, zero strat. Chcesz zobaczyć obiekt? Zapraszamy na wirtualny spacer po Celtic Łomianki.
Dowiedz się więcej o naszej firmie i dlaczego tysiące klientów nam zaufało.
Kontakt dla firm
Celtic Self Storage Łomianki ul. Kolejowa 348, 05-092 Łomianki
Telefon: 882 565 475 Email: lomianki@celticselfstorage.pl
Umów się na wizytę – pomożemy oszacować potrzebną przestrzeń i przygotujemy ofertę dla Twojej firmy.
Masz pytania? Sprawdź nasze FAQ lub skontaktuj się z nami.
